PRIVACYVERKLARING VOOR LEERLINGEN EN HUN OUDERS
Als schoolbestuur zijn we verplicht om op een transparante wijze te communiceren over de
gegevens die wij opslaan en gebruiken van leerlingen en eventueel hun ouders. Wij willen graag
toelichting geven bij deze verwerking van persoonsgegevens.
1. Wie zijn we?
Het schoolbestuur
vzw Evara | Stropkaai 38E | 9000 Gent
Ondernemingsnummer: BE 0406.633.304
Identificatienummer: 3775/55
is verantwoordelijk voor verwerkingen van persoonsgegevens binnen de onderwijsinstelling Paus Johannescollege.
2. Waarom verwerken we persoonsgegevens?
Als wij jouw gegevens verwerken, dan doen we dit omdat het noodzakelijk is om onze taken en
verplichtingen als school te kunnen nakomen.
2.1 Voor onderwijsorganisatie en leerlingenadministratie
Als je ingeschreven bent in onze school willen we natuurlijk weten wie je bent, in welke klas of
richting je zit, hoe we jou (en je ouders) kunnen contacteren. We houden ook toets- en
huiswerkresultaten bij zodat we op het einde van het schooljaar beslissen of we jou een
getuigschrift, attest of diploma kunnen uitreiken. Andere voorbeelden van gegevens die we
verwerken zijn de momenten waarop je aan-, of afwezig bent op school, de reden waarom je
afwezig bent, of je al dan niet in de middagopvang blijft en welke kosten daaraan verbonden zijn.
De school kan je bijvoorbeeld ook een schooleigen mailadres geven waarmee je kan communiceren
met de leerkrachten en leerlingen.
Kortom gezegd: het zijn de persoonsgegevens die we verwerken zodanig dat we onderwijs kunnen
organiseren en dat we jou leermiddelen ter beschikking kunnen stellen.
Als school gebruiken wij deze gegevens om een aantal wettelijke verplichtingen te kunnen
vervullen die terug te vinden zijn in decreet basisonderwijs of codex secundair onderwijs maar ook
om bijvoorbeeld fiscale attesten rond kinderopvang uit te reiken. Wij hebben de mogelijkheid om je
gegevens te verzamelen en te verwerken omdat je ouders en jij een overeenkomst getekend
hebben met de school, waardoor jullie akkoord gegaan zijn met het schoolreglement en ons
pedagogisch project.
2.2 Voor leerlingenbegeleiding
Als school bieden we kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding aan. We willen je ondersteunen en
begeleiden in je studiekeuze, onderwijsloopbaan, je psychische en sociale welzijn op school. Dit is
een van de opdrachten die wettelijk opgelegd worden aan scholen.
Soms worden bepaalde gegevens genoteerd in het zogenaamde leerlingendossier of het
leerlingenvolgsysteem (LVS). Het gaat daarbij om gegevens die noodzakelijk zijn om je goed te
kunnen begeleiden en die van invloed kunnen zijn op allerlei vlakken. Dit kunnen bijvoorbeeld
gegevens zijn hoe we jou kunnen helpen met lezen, schrijven of rekenen als jij daar problemen
mee hebt. Maar het kan ook gaan over je houding in de klas, een ruzie die je maakte met andere
leerlingen of omdat je gepest wordt op school of omdat je thuis een moeilijke periode doormaakt.
Alleen op verzoek van de ouders (of meerderjarige leerling) verwerken wij ook medische gegevens
van de leerling. Het gaat dan om gezondheidsgegevens die nodig zijn om vast te stellen welke
extra ondersteuning de leerling nodig heeft of om in noodgevallen goed te kunnen handelen.
2.3 Andere
Indien de verwerking van persoonsgegevens gebeurt om andere redenen, zal er vaak om
uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Dit is bijvoorbeeld het geval als onze school
beeldmateriaal wil publiceren op haar website waar je herkenbaar op staat of omdat we een
adressenlijst willen verspreiden naar medeleerlingen van de klas toe.
3. Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden verkregen bij je aanmelding op school en later bij je definitieve
inschrijving op onze school. Een ander deel van de gegevens wordt verzameld tijdens de periode
dat je ingeschreven bent op school. Sommige gegevens kunnen we vanuit je oude school
verkrijgen, van het CLB of vanuit het leersteuncentrum waarmee de school samenwerkt. Andere
gegevens (zoals de resultaten van de Vlaamse Toetsen), krijgen we dan weer terug vanuit het
Agentschap voor onderwijsdiensten.
4. Delen we persoonsgegevens?
Ja, onderwijs maken we niet alleen. Bepaalde persoonsgegevens die jij aan de school bezorgt,
worden doorgegeven aan een aantal andere partners met wie we samenwerken. Zo werkt de
school samen met Vrij CLB regio Gent die de school extra gaat ondersteunen met de
leerlingbegeleiding. Heb je een GC-, IAC-, of OV4-verslag, dan werken we samen met het
Leersteuncentrum Divergent om jou en het lerarenteam extra te ondersteunen.
Verder worden je identificatiegegevens, de aanwezigheden en je behaalde diploma, attest of
getuigschrift ook doorgegeven aan het Agentschap voor onderwijsdiensten (AgODi).
Zij controleren onder andere of je aan de leerplichtwet voldoet en of je voldoende op school aanwezig bent.
Als je onze school verlaat, kunnen we bepaalde gegevens doorgeven aan je
nieuwe school. Wil je dit niet, dan kunnen je ouders zich hiertegen verzetten.
Fiscale gegevens (voor het opmaken van fiche voor kinderopvang) worden aan de FOD-financiën
doorgegeven.
Je persoonsgegevens worden binnen de vzw Evara enkel gedeeld met de medewerkers die deze
informatie effectief nodig hebben in de uitoefening van hun taken. Zij handelen steeds onder ons
toezicht en onze verantwoordelijkheid.
Wij kunnen commerciële derde leveranciers verzoeken om de school te ondersteunen bij het
verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan toepassingen
om leerlingen in de les te ondersteunen, een leerlingadministratie-, of een leerlingenvolgsysteem.
Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van de vzw Evara. Met deze
leveranciers sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt
worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Wij proberen gebruik te maken van Europese leveranciers, maar als we beroep moeten doen op
niet-Europese derden trachten we ervoor te zorgen dat je gegevens buiten Europa even veilig
zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze
partners en proberen we bijkomende waarborgen te nemen.
5. Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
Wij bewaren de gegevens maximaal twee jaar nadat je de school verlaten hebt. Maar voor
sommige gegevens is er echter een (langere) wettelijke bewaartermijn vastgesteld. Hoe lang we
deze gegevens moeten bewaren hangt af van het soort gegeven en kan je nalezen in het document
‘Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten’ (voor het Basisonderwijs kan je deze nalezen
op: https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document/13572 , en voor het Gewoon en
Buitengewoon Secundair Onderwijs kan je deze nalezen op:
6. Welke rechten heb jij?
Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om
controle te behouden over jouw persoonsgegevens (een uitgebreidere toelichting kan je nalezen in
de volledige versie van de privacyverklaring en op https://www.ikbeslis.be/jongeren/AVG)
We vermelden hier de belangrijkste:
1. Recht op inzage: je hebt altijd het recht om je persoonsgegevens in te kijken. Indien je
daarom verzoekt, zullen wij je een kopie bezorgen;
2. Recht om je persoonsgegevens te verbeteren: je kan altijd foutieve, onvolledige of
verouderde persoonsgegevens laten verbeteren of verwijderen;
3. Recht om je toestemming in te trekken: je kan op elk ogenblik
beslissen om je toestemming in te trekken;
4. Recht op bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
5. Recht op verwijdering van je gegevens mocht blijken dat we ze onrechtmatig verwerken;
6. Recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
7. Contacteren?
Wil jij je rechten uitoefenen kan je binnen de school het aanspreekpunt informatieveiligheid
Contacteren.
Je kan dat doen op volgend mailadres: jeroen.vandenberghe@sg-landvanrhode.be
Binnen de vzw Evara kan je ook jouw vragen richten aan de Data Protection Officer (DPO) via
Vermeld wel steeds de volgende gegevens: Paus Johannescollege/022418/Hundelgemsesteenweg 239, 9820 Merelbeke, als je
contact opneemt met de DPO.
8. Klachtenmogelijkheid bij GBA (gegevensbeschermingsautoriteit)